Creo que a todos nos ha pasado que nos cuesta mucho organizarnos en el día a día, considerando la gran cantidad de cosas que debemos hacer y sumado a los cientos de estímulos que debemos tratar de contrarrestar (por ejemplo las redes sociales). En mi caso, a veces se vuelve insoportable y frustrante tener una lista infinita de cosas por hacer y que al terminar el día, sentir que no avance nada… vaya que sensación.

En esta nueva entrega de #5aprendizajes les traigo el libro “Productividad Personal: Aprende a liberarte del estrés con GTD”, libro que se basa en la metodología GTD (Getting Things Done) escrito por José Miguel Bolívar.

Se que el nombre puede sonar como el típico libro genérico que te habla sobre lo mismo que cientos de libros de productividad. Este no es el caso y te aseguro que es una bomba 💣 si es que buscas un método de productividad que te permita ordenar tu día a día.

En este 1ra parte del artículo, me centraré en explicar la definición de lo que es GTD y varias razones del porqué debería ser utilizado por todo el mundo. En una 2da parte explicaré en resumen cuales son las etapas que debemos aprender para utilizar esta metodología.

TABLA DE CONTENIDOS

Autor: José Miguel Bolívar

Editorial: Conecta

Publicación: 26 de marzo 2015

Páginas: 205

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José Miguel es el representante de GTD en habla hispana y vaya que sabe explicar bien toda la estructura de esta estrategia.

GTD siglas de Getting things Done, es una metodología desarrollada por David Allen que extrae los principios universales comunes a todo el material disponible hasta el momento sobre organización y eficacia personal, gestión del tiempo y otras habilidades parecidas.

De sus investigaciones nació GTD, una metodología completa de productividad personal que, a diferencia del resto de metodologías existentes hasta el momento, ha sido desarrollada en el siglo XXI con un objetivo claro: dar soluciones a los problemas que afectan a la productividad personal en el siglo XXI.

Es un libro cortísimo de tan solo 205 páginas que explica muy bien la metodología. Mucho se habla de que el propio libro de David Allen “Organízate con eficacia: El arte de la productividad sin estrés” es difícil de entender, ya que si bien es cierto, David desarrolló la metodología, otra cosa es saber explicarla de manera fácil y amena 😅.

Yo leí ambos libros pero en este es mucho más simple entender la metodología, porque sinceramente no es fácil de entender la metodología GTD a la primera.

El libro tiene 3 partes.

En este artículo nos centraremos en las 1ra y 2da parte.

TODO EL MUNDO 🧐.

Es una guía fundamental para aprender a planificarnos en un mundo donde hay tanta distracción y cosas por hacer.

El texto habla sobre cómo los cambios constantes en nuestra sociedad, impulsados por la era de la información, han generado un nuevo tipo de estrés que antes no existía.

La falta de definición del trabajo hace que haya que definirlo, lo que es un trabajo adicional, y puede generar estrés hasta que se vuelva evidente. La imprevisibilidad hace que la carga de trabajo no sea estable, lo que contribuye a aumentar el estrés. Decidir bien y hacer bien, comenzar y cerrar un tema, son igualmente importantes para mejorar la productividad personal.

A pesar de que nuestros abuelos podían soportar jornadas de trabajo más largas y físicamente más intensas, la incertidumbre que genera el cambio constante es algo nuevo en esta era de la información. En conclusión, el texto resalta la importancia de adaptarse a los cambios y encontrar maneras de manejar el estrés que generan, para poder vivir en este mundo en constante evolución.

El estrés del malo no nos ayuda a adaptarnos y puede ser perjudicial para la salud. La toma de decisiones es clave para la productividad personal y tendemos a decidir emocional y caprichosamente. Para ser más eficientes, debemos gestionar nuestra atención y evitar la multitarea. GTD es una metodología completa de productividad personal que proporciona recursos para la toma de decisiones objetivas y la gestión de la atención.

José Miguel explica que las tareas urgentes tienden a captar más nuestra atención que las importantes, y que solemos preferir aquellas que ya sabemos hacer en lugar de aquellas que no hemos hecho antes.

Además, nuestro comportamiento también se ve influenciado por la educación que hemos recibido en una sociedad jerárquica, lo que nos lleva a realizar primero las tareas que nos imponen otros en lugar de aquellas que hemos elegido hacer.

Por otro lado, el autor señala que tendemos a elegir tareas que no requieren mucho esfuerzo mental, en lugar de aquellas que sí lo requieren.

El estudioso de la procrastinación, el doctor Piers Steel, también afirma que solemos elegir tareas que ofrecen recompensas inmediatas en lugar de aquellas que ofrecen recompensas a largo plazo.

Control

La clave para sentir control en todo momento es tener muy claro qué tareas no estás haciendo. Es importante no solo enfocarse en lo que sí se está haciendo, sino también en lo que no se está haciendo. Como lo describe David Allen, "Solo te puedes sentir bien con lo que no haces cuando sabes exactamente qué es lo que no haces". Tener una lista clara y actualizada de tareas pendientes y saber qué se está dejando sin hacer puede ayudar a reducir el estrés y mejorar la sensación de control.

Perspectiva

La perspectiva es la capacidad de comprender las consecuencias a corto, medio y largo plazo de las decisiones que tomamos. Por ejemplo, si elijo hacer A antes que B o en lugar de B, o si elijo hacer B en lugar de A, ¿Qué sucederá? Tener perspectiva nos ayuda a tomar decisiones más informadas y efectivas, ya que nos proporciona información relevante sobre el impacto de nuestras decisiones. Es importante tener en cuenta las consecuencias de nuestras decisiones para mejorar nuestra productividad personal.

Esto es fundamental entenderlo, al no tener una técnica de planificación diaria y nadie nos ha enseñado sobre esto, ”mezclamos la definición con la ejecución”.

Si usamos la metáfora de la cadena de producción, podríamos decir que intentamos construir los coches de uno en uno. Y digo «intentamos» porque habitualmente resulta complicado poderlos construir de una vez ya que, antes o después, durante el proceso de construcción, suele faltar algo que impide continuar, motivo por el que hay que dejar temporalmente parada la construcción de ese coche y empezar a construir otro.

En el trabajo del conocimiento, esta forma de trabajar es la más ineficaz, ineficiente y estresante de todas las posibles ya que, ni trabajamos de forma relajada, ni disfrutamos de la satisfacción de ver el coche terminado, ni aprovechamos las sinergias que posibilita la producción en cadena.

Para empeorar aún más las cosas, trabajar de este modo suele dar lugar a que interrumpamos constantemente a las demás personas de nuestro entorno, exigiéndoles que completen —a ser posible de inmediato— la parte de trabajo que nosotros necesitamos para seguir construyendo nuestros coches.

A menudo infravaloramos la importancia del lenguaje en relación con la productividad personal y, hasta cierto punto, tiene sentido. En el trabajo tradicional, la importancia del lenguaje es secundaria, ya que se trata de un tipo de actividad esencialmente manual.

Sin embargo, en el trabajo del conocimiento la materia prima es de naturaleza muy distinta a la tradicional. El conocimiento está contenido en palabras y también se expresa con palabras. Por este motivo, cualquier actuación relacionada con el conocimiento debe tener muy en cuenta la importancia de las palabras.

En resumen, las palabras son mucho más importantes para el trabajo del conocimiento de lo que la mayoría de la gente imagina. Por eso, descuidar las palabras es descuidar tu productividad personal. Por el mismo motivo, invertir en elegir bien las palabras es aportar valor a tu trabajo como profesional del conocimiento.

⭐⭐⭐⭐⭐ 5/5

En este artículo que es la 1ra parte de mi reseña del libro “Productividad Personal” explico los argumentos esenciales para ocupar la metodología GTD (Getting Things Done)

Cuando no sabemos como avanzar porque no entendemos cual es una tarea concisa y clara, respecto a lo que podría ser un proyecto con muchas tareas, nos abrumamos y no entendemos que hacer… nos angustiamos y simplemente nos decepcionamos pensando que no somos capaces de avanzar en nuestro día a día.

Creo que este libro debiera conocerlo todo el mundo porque estoy seguro que puede ser de gran ayuda, sobre todo para esas personas que deben hacer muchas tareas en el día a día, sobre todo en cargos ejecutivos y de liderazgo de grandes equipos.

Nuevamente te dejo el link del libro (has clic aquí) por si lo quieres comprar. Insisto en que te lo recomiendo a mil.

También aprovecho de dejarte el blog de José Miguel Bolívar auto del libro (has clic aquí), donde puedes encontrar innumerables artículos sobre este tema.